Transformarea digitală în România: între aspirație și realitate

În lumea afacerilor, conceptul de transformare digitală a devenit aproape o chestiune de buzunar. Însă, în spatele acestor termeni la modă, se află adesea o realitate diferită – un proces complicat, greu de definit și, uneori, chiar de început. Pentru mulți antreprenori și manageri, digitalizarea înseamnă, cel mult, achiziția unui ERP sau mutarea documentelor în cloud, fără o schimbare reală în modul de lucru. Însă, în condițiile în care multe companii din România au rămas cu ecosisteme fragmentate, bugete mai mult dedicate investițiilor în tehnologie decât în rezultate concrete, transformarea adevărată trebuie înțeleasă ca o schimbare profundă în fluxurile de lucru, în modul în care se iau deciziile și se creează valoare pentru clienți.

De ce digitalizarea rămâne o poveste în prezentări

Primul obstacol major în drumul către o transformare digitală autentică este confuzia între instrument și rezultat. Mulți consideră că o licență nouă de software, un chatbot sau un portal modern reprezintă deja o schimbare în modul de lucru. În realitate, dacă procesul din spate nu se schimbă, toate acestea devin doar mutări de workflaw-uri, nu evoluții. Se poate, de exemplu, să muti completarea unor fișiere în format electronic, dar dacă fluxul de lucru, responsabilitățile și responsabilicea nu se ajustează, schimbarea nu are impact. Adevărata transformare începe atunci când regândești complet procesele, elimini pașii inutili și clarifici cine face ce, apoi alegi tehnologia care sprijină aceste noi fluxuri.

Un alt motiv pentru care digitalizarea adesea se oprește în mai mult decât prezentări este lipsa unui ownership clar din partea business-ului. Când un proiect este tratat ca responsabilitatea departamentului IT, rezultatele tind să fie mai mult o colecție de soluții parțiale. În schimb, cele mai eficiente transformări sunt susținute de un sponsor de la nivelul conducerii și de o echipă mixtă: procesatori, specialiști în date, IT și utilizatori. Fără această combinație de expertize, proiectele devin negocieri fără sfârșit, cu cerințe tot mai complexe și soluții tot mai ineficiente.

Nu în ultimul rând, cultura organizațională reprezintă o barieră în ce privește acceptarea și utilizarea noilor tehnologii. În multe companii din România, obiceiurile vechi de pe vremuri sunt mai puternice decât orice platformă digitalizată, iar digitalizarea scoate la lumină probleme ascunse: date incomplete, reguli ambigue, redundanțe în aprobare sau decizii bazate pe intuiție. În fața acestor realități, mulți preferă să renunțe, în loc să folosească aceste dificultăți ca pe un ghid de îmbunătățire.

Transformarea în practică: procese, date și decizii în centrul atenției

Cea mai clară dovadă că o companie a făcut saltul spre digitalizare se observă în mod direct în procese. Clientul primește răspunsuri mai rapid, angajatul nu se mai învârte în cerc după aprobări inutile, iar conducerea poate monitoriza în timp real ce se întâmplă. O factură care intră și se validează automat, o ofertă care ajunge în câteva ore, o solicitare de service care nu se piardă în e-mailuri – iată exemple concrete de transformare. Rezultatele acestea nu sunt promisiuni, ci realitate, dacă fluxurile și sistemele sunt configurate corect.

Dacă în trecut companiile românești sufereau de o fragmentare a datelor, în cadrul transformării adevărate, se impune o sursă unică de adevăr. Datele din vânzări, finanțe și operațiuni trebuie să fie coerente, să aibă reguli clare privind cine introduce, validează și consumă informația. Fără această consistență, rapoartele și deciziile vor fi mereu înșelătoare, iar compania nu va putea înțelege cu adevărat ce se întâmplă.

Schimbarea decizională reprezintă, mai ales, o consecință a proceselor și datelor curate. E nevoie ca managementul să fie capabil să reacționeze rapid, să ajusteze cursul sau să corecteze problemele unravelate de date exacte, în timp real. În loc să se sprijine pe intuiție, liderii trebuie să ghideze compania după indicatori, utilizând dovezi concrete. O astfel de abordare nu înseamnă eliminarea instinctului, ci utilizarea lui pentru a susține decizii informate și rapide.

Capcanele din spatele digitalizării superficiale

După cum se vede, digitalizarea de suprafață reprezintă o altă barieră frecvent întâlnită. În loc să vizeze eficiență, multe companii investesc în portaluri sau aplicații estetice, pe ideea că “arată bine” în fața clienților sau partenerilor. Însă, dacă în interior angajații încă lucrează cu fișiere Excel sau trimit PDF-uri pe email pentru aprobare, e clar că nu s-a produs nicio schimbare fundamentală. Asta face ca pe termen lung, investiția să se transforme în frustrare și o iluzie de progres.

Problemele devin și mai complicate odată cu fenomenul shadow IT, când departamentele achiziționează soluții individual, fără un cadru comun. Fiecare echipă are un sistem preferat: un CRM, un tool de ticketing sau o platformă de raportare. Rezultatul? O confuzie de ecosisteme, dificultăți în securitate și, adesea, costuri mai mari, pentru că fiecare gap trebuie acoperit și reconciliați manual datele.

De cele mai multe ori, proiectele în digitalizare rămân incomplete, din cauza așteptărilor exagerate sau a temerilor legate de schimbări. În loc să fie abordate incremental, soluțiile sunt tot mai adesea conținute de probleme hibride, cu excepții nerezolvate și procese neadaptate. Cheia succesului rămâne însă livrarea etapizată, cu focus pe rezultate măsurabile și pe adoptarea schimbărilor în rândul angajaților.

Rețeta pentru succes: implicare, disciplină și măsurare

Dacă dorim rezultate concrete, trebuie să începem cu o analiză a proceselor care consumă prea mult timp și resurse. Nu e nevoie de o listă completă a funcțiilor, ci de identificarea clienților nemulțumiți, a celor mai frustrante obstacole și a indicatorilor care pot fi cuantificați. Integrarea responsabilităților și a deciziei de eliminare a excepțiilor trebuie să fie îndrumată de un owner clar, pentru a evita haosul digital.

Planificarea și disciplinarea în execuție fac diferența. De la început, trebuie stabilite pașii de integrare și training, precum și o fază de „stabilizare” după lansare, pentru a corecta eventuale bug-uri și pentru a adapta sistemele la realitatea de zi cu zi. Transformarea digitală nu este doar despre implementare, ci și despre suport continuu, altfel rezistența organizatorică va fi dificil de combătut.

Măsurarea rezultatelor este ultimul pas. Nu contează câte aplicații ai dacă nu reușești să eliberezi timpul de muncă repetitivă și să reduci erorile. Vizibilitatea în timp real a indicatorilor esențiali, calitatea datelor și nivelul de utilizare de către angajați sunt semne clare ale unei digitalizări autentice. În plus, orice pas trebuie să conducă la câștiguri evidente: economii de timp, reducerea riscurilor și creșterea calității serviciilor sau produselor oferite clienților.

Transformarea digitală în România se află la răscruce. Poate rămâne în zona proiectelor de decor sau poate deveni un proces real de schimbare durabilă, dacă cei din conducere vor înțelege că, mai presus de tehnologie, contează oamenii, procesele și deciziile inteligente, susținute de date curate și fluxuri eficiente. Perspectivele sunt promițătoare, iar evoluția se va vedea în modul concret în care companiile vor reuși să implementeze schimbarea de sus în jos, cu responsabilitate și răbdare.